Preparación de la balanza de comprobación a partir de las cuentas-T

Una balanza de comprobación resume el contenido del mayor al presentar una lista de todas las cuentas con sus saldos: los activos primero, seguidos por los pasivos y, luego, el capital contable del propietario. En un sistema de contabilidad manual, la balanza de comprobación brinda una prueba de exactitud, mostrando si los cargos totales son iguales a los abonos totales. En todos los tipos de sistemas, la balanza de comprobación es un resumen útil de las cuentas y de sus saldos porque muestra, a una fecha específica, los saldos de todas las cuentas del sistema contable de una compañía. La figura 2-11 es una balanza de comprobación de Smart Touch Learning al 30 de abril de 2010, es decir, el final del primer mes de operaciones.


Advertencia: No confunda la balanza de comprobación con el balance general. Una balanza de comprobación es un documento interno que únicamente es usado por el personal interno de la empresa. El público nunca ve la balanza de comprobación. Las personas externas a la empresa tan sólo reciben los estados financieros de la compañía.

Corrección de la balanza de comprobación

Durante todo el proceso contable, el total de cargos siempre debe ser igual al total de abonos. Si no es así, hay un error. Los sistemas contables computarizados eliminan muchos errores, porque la mayoría de los programas de cómputo disponibles no permiten realizar un asiento del diario que no cuadre. Sin embargo, las computadoras no pueden eliminar todos los errores, porque los seres humanos son susceptibles de ingresar datos incorrectos.

Los errores se pueden detectar mediante el cálculo de la diferencia entre el total de cargos y el total de abonos en la balanza de comprobación. Posteriormente, se debe realizar una o más de las siguientes acciones:

1. Busque alguna cuenta que falte en la balanza de comprobación. Por ejemplo, suponga que el contador omitió Retiros de la balanza de comprobación en la figura 2-11. El total de cargos sería entonces $36,800 ($38,800 – $2,000). Rastree cada cuenta desde el mayor hasta la balanza de comprobación, y de este modo localizará la cuenta que falta. 

2. Divida entre 2 la diferencia entre el total de cargos y el total de abonos. Un cargo tratado como un abono, o viceversa, duplica la cantidad del error. Suponga que el contador traspasó un abono de $500 como un cargo. El total de cargos contiene los $500, y el total de abonos omite los $500. El monto fuera de equilibrio son $1,000. El hecho de dividir la diferencia entre 2 identifica los $500 de la transacción. Posteriormente busque en la balanza de comprobación una transacción de $500 y remítala a la cuenta afectada.

 3. Divida la cantidad que no cuadra entre 9. Si el resultado es equitativamente divisible entre 9, quizás el error sea un resbalón de cifras (ejemplo: escribir $1,000 como $100 o escribir $100 como $1,000) o una transposición entre números (ejemplo: tratar $1,200 como $2,100). Suponga, por ejemplo, que el contador anotó los Retiros de $2,000 como $20,000 en la balanza de comprobación. Éste es un error del tipo resbalón de cifras. El total de cargos diferiría del total de abonos en $18,000 ($20,000 – $2,000 = $18,000). Al dividir $18,000 entre 9 se obtiene la cifra de $2,000, que es el monto correcto de los retiros. Rastree los $2,000 a través del mayor, hasta que usted llegue a la cuenta Retiros. De este modo, se habrá encontrado el error.

Detalles de los libros del diario y el mayor 

En la práctica, el diario y el mayor brindan suficientes detalles para crear un “rastro” o una “huella” a través de los registros. Suponga que un proveedor nos facturó dos veces por un artículo que compramos. Para demostrar que ya hemos pagado la factura, debemos comprobar nuestro pago. Ello requiere que usemos el libro del diario y el mayor.

Detalles en el diario 

La figura 2-12 ilustra una transacción y posteriormente muestra el diario con estos detalles:

● La fecha de la transacción, 1 de abril de 2010 

● Las cuentas cargadas y abonadas, junto con sus montos en unidades monetarias 

● La referencia del traspaso, abreviada como Ref. trasp. 

Detalles en el mayor 

La palabra traspaso significa copiar información del diario al mayor. Pero, ¿cómo manejamos los detalles? La figura 2-12 ilustra los pasos, los cuales se denotan con flechas.

Flecha 1 Traspaso de la fecha de transacción del diario al mayor. 

Flecha 2 Traspaso del cargo, $30,000, del diario como un cargo a la cuenta Efectivo en el mayor. 

Flecha 3 Del mismo modo, traspaso del crédito, $30,000, del diario a la cuenta Capital en el mayor. Ahora las cuentas del mayor tienen los montos correctos.

Flecha 4 Traspaso de los números de cuenta (101 y 311) del mayor nuevamente al diario. Este paso muestra que el cargo y el abono se traspasaron al mayor. Ref. trasp. es la abreviatura de Referencia del traspaso.

 Flecha 5 Traspaso del número de página del diario al mayor. Ref. dia. significa referencia del diario, y D.1 se refiere a la Página del diario 1. Este paso muestra de dónde vienen los datos, en este caso de la Página del diario 1.

La cuenta de cuatro columnas: Una alternativa a la cuenta-T 


Las cuentas del mayor que hemos ilustrado hasta este momento aparecen como cuentas-T, con el cargo a la izquierda y el abono a la derecha. La cuenta-T separa claramente los cargos de los abonos y se usa para la enseñanza de la contabilidad, cuando no existen muchos detalles. Otro formato de cuenta tiene cuatro columnas de cantidades, como se ilustra en la figura 2-13.

El primer par de columnas Cargo/Abono es para los montos de las transacciones que se traspasan a la cuenta desde el diario, como el cargo de $30,000. El segundo par de columnas de cantidades muestra el saldo de la cuenta en cada fecha. Por tal razón, en la práctica el formato de cuatro columnas se usa con más frecuencia que el formato de cuentas-T. En la figura 2-13, Efectivo tiene un saldo deudor de $30,000 después de la primera transacción, y un saldo de $10,000 después de la segunda transacción. Observe que el saldo después de la última transacción del 30 de abril es $21,000, que es el mismo saldo que se calculó en la cuenta-T de la figura 2-10.