Contabilidad de inventarios en un sistema perpetuo

El ciclo de una entidad comercial empieza con la compra del inventario. En esta sección, daremos seguimiento a los pasos que Smart Touch Learning sigue para contabilizar el inventario. Smart Touch planea vender discos compactos y discos DVD que compra a RCA.


1. RCA embarca el inventario de CD y de DVD a Smart Touch y manda una factura el mismo día. La factura es la requisición del vendedor (RCA) para el pago del comprador (Smart Touch). Una factura también se denomina cuenta. La figura 5-3 es la factura de compra que Smart Touch recibe de RCA.

2. Después de que se recibe el inventario, Smart Touch paga a RCA.


Compra de inventarios


Aquí usamos una factura real en la figura 5-3 para ilustrar el proceso de compra. Suponga que Smart Touch recibe los bienes el 3 de junio de 2011. Smart Touch registra esta compra a crédito, de la siguiente manera:

La cuenta Inventarios, un activo, se usa tan sólo para los bienes comprados que Smart Touch pretende revender a los clientes. Los suministros, el equipo y otros activos se registran en sus cuentas. Recuerde que Inventarios son un activo hasta que se vendan.

Descuentos sobre compras 

Muchos negocios ofrecen a sus clientes un descuento por pronto pago. Éste se denomina descuento sobre compras. Los términos de crédito de RCA de “3%/15, NETO 30 DÍAS” significan que Smart Touch puede deducir 3% de la factura total, si paga dentro de 15 días después de la fecha de la factura. De lo contrario, la totalidad del monto —NETO— vencerá dentro de 30 días. Estos términos de crédito también se expresan como “3/15, n/30”.

Los términos de “n/30” significan que no se ofrece descuento alguno y que el pago vencerá dentro de 30 días después de la fecha de factura. El término eom (por las siglas de “end of the month”) significa que el pago vencerá al final del mes actual.

Si Smart Touch paga dentro del periodo de descuento, el asiento de pago en efectivo sería:

El descuento se abona a Inventarios, ya que el descuento por pronto pago disminuye el costo real pagado por Inventarios, como se muestra en la cuenta-T:

Observe que el saldo en la cuenta Inventarios, $679, es exactamente lo que se pagó por Inventarios al 15 de junio de 2011.

Sin embargo, si Smart Touch paga esta factura después del periodo de descuento, debe pagar la totalidad de los $700. En ese caso, el asiento de pago es:

Devoluciones y bonificaciones (o rebajas) sobre compras 

Los negocios permiten a los clientes devolver la mercancía defectuosa, dañada o con algún otro inconveniente. Esto se conoce como una devolución sobre compras. De manera alternativa, el vendedor puede deducir una bonificación sobre el monto que el comprador adeuda. Las bonificaciones sobre compras se conceden al comprador como un incentivo para mantener los bienes que no cumplen “con lo que se ordenó”. De manera conjunta, las devoluciones y las bonificaciones sobre compras disminuyen el costo de los inventarios del comprador.

Suponga que Smart Touch todavía no ha pagado la factura original del 3 de junio. Suponga un caso donde una serie de discos compactos de Windows comprados con esa factura (figura 5-3) se dañaran durante el embarque. Smart Touch regresa los bienes (CD, en este caso) a RCA y registra la devolución sobre compras como sigue:

Se hace exactamente el mismo asiento cuando se concede una bonificación. La única diferencia entre una devolución y una bonificación es que, en el caso de la bonificación, Smart Touch mantiene el inventario. Consulte la figura 5-4 donde se presenta una copia de la bonificación concedida.

Costos de transporte 

Alguien debe pagar los costos de transporte del inventario del vendedor al comprador. El contrato de compra especifica los términos de libre a bordo (FOB, free on board) para determinar el momento en que el título de propiedad de los bienes se transfiere al comprador y quién paga generalmente el flete. La figura 5-5 muestra que:

● El punto de embarque FOB (por las siglas de “free on board”) significa que el comprador adquiere la propiedad de los bienes en el punto de embarque. El comprador también paga el flete. 

● El destino FOB significa que el comprador adquiere la propiedad de los bienes en el punto de destino de la entrega. En ese caso, el vendedor paga generalmente el flete. Los costos de los fletes son ya sea en el interior o en el exterior (del almacén).

● Los fletes en el interior se refieren al costo de transporte por embarcar los bienes en el INTERIOR del almacén; por lo tanto, es un flete sobre los bienes comprados. 

● Los fletes en el exterior se refieren a los costos de transporte de embarcar los bienes en el EXTERIOR del almacén; por lo tanto, es un flete sobre los bienes vendidos.

Fletes en el interior El punto de embarque FOB es el más común. El comprador posee los bienes mientras están en tránsito, de manera que el comprador paga el flete. Como el pago del flete es un costo que debe pagarse para adquirir Inventarios, el flete en el interior se convierte en una parte del costo del inventario. Como resultado, los costos de los fletes en el interior se cargan a la cuenta Inventarios. Suponga que Smart Touch paga un cargo por un flete de $60 y que hace el siguiente asiento:

El cargo del flete aumenta el costo neto del inventario a $660, como sigue:

Los descuentos se calculan tan sólo sobre las cuentas por pagar del vendedor, en este caso $600. Los descuentos no se calculan sobre los costos de transporte, ya que no hay descuentos sobre el flete.

Desde el punto de embarque FOB, algunas veces el vendedor paga por adelantado el costo del transporte como una conveniencia y presenta este costo en la factura. Suponga, por ejemplo, que el 20 de junio Greg’s Groovy Tunes hace una compra de bienes por $5,000, junto con un cargo correlativo de flete por $400, con los términos de 3/5, n/30. La compra se registraría como sigue:

Si Greg’s Groovy Tunes paga dentro del periodo del descuento, dicho descuento se calculará tan sólo sobre el costo de la mercancía de $5,000, no sobre el total de la factura de $5,400. El flete de $400 no es elegible para el descuento. Por lo tanto, el descuento de 3% sería de $150 ($5,000 × 0.03). El asiento para registrar el pronto pago al 25 de junio es el siguiente:

Después de traspasar ambos asientos a la cuenta-T Inventarios de Greg’s Groovy Tunes que se presenta más abajo, se observa que el costo que ha invertido Greg’s Groovy Tunes en esta compra de Inventarios es igual al costo pagado de $5,250.

Fletes en el exterior Como vimos, un gasto de flete en el exterior es aquel donde el vendedor paga los cargos por los fletes necesarios, para embarcar los bienes a los clientes. Los fletes en el exterior son un gasto de entrega para el vendedor. Los gastos de entrega son un gasto operativo y se cargan a la cuenta Gasto por entrega.

Resumen de devoluciones y bonificaciones sobre compras, descuentos y costos de transporte

Suponga que Smart Touch compra $35,000 de Inventarios, que toma un descuento de 2% por pronto pago y que devuelve $700 de los bienes. Smart Touch también paga $2,100 de fletes en el interior. El siguiente resumen muestra el costo neto de de Smart Touch para este inventario. En esta ilustración se supusieron todos los datos.

*Descuento sobre compras de $686 = [Compras de $35,000 – Devoluciones sobre compras de $700) .02 descuento]