Contabilidad de transacciones de negocios

La contabilidad se basa en transacciones reales, y no en opiniones ni deseos. Una transacción es cualquier suceso que afecte la posición financiera de la empresa y que pueda medirse de manera confiable. Muchos sucesos influyen en una compañía, incluyendo los auges y las recesiones económicas. Sin embargo, los contadores no registran los efectos de tales sucesos. Un contador registra tan sólo aquellos sucesos que tienen cantidades en unidades monetarias y que se miden de forma confiable, como la compra de un edificio, la venta de mercancías y el pago de la renta.

¿Cuáles son algunas de sus transacciones personales? Tal vez usted compró un automóvil. Su compra fue una transacción. Si está efectuando pagos sobre un préstamo para automóvil, sus pagos también son transacciones. Usted necesita registrar todas sus transacciones de negocios del mismo modo que lo hace Greg’s Groovy Tunes para administrar sus asuntos empresariales.


Análisis de transacciones para Smart Touch Learning 

Para ilustrar la contabilidad de una empresa, veamos el caso de Smart Touch Learning, una agencia de aprendizaje electrónico organizada como un negocio propio. Los clientes en línea (online) pueden tener acceso y pagar por su entrenamiento a través del sitio Web del negocio. El sitio Web ofrece cursos en contabilidad, economía, marketing y administración, además de capacitación en programas de cómputo sobre aplicaciones específicas, como Excel de Microsoft y QuickBooks. El sitio Web le permite a la agencia realizar más operaciones de negocios. A continuación, contabilizaremos las transacciones de Smart Touch Learning.


Transacción 1: Inicio del negocio 

Sheena Bright inició un negocio nuevo como un negocio propio denominado Smart Touch Learning. En abril de 2010, la agencia de aprendizaje electrónico recibe $30,000 en efectivo del propietario, Sheena Bright, y este Capital se aporta al negocio. El efecto de esta transacción sobre la ecuación contable del negocio es

Para cada transacción, la cantidad del lado izquierdo de la ecuación debe ser igual a la cantidad del lado derecho. La primera transacción incrementa tanto los activos (en este caso, el Efectivo) como el Capital contable del propietario (Capital) del negocio. A la derecha de la transacción, escribimos “Inversión del propietario” para darle seguimiento a la fuente del capital contable.

ASEGÚRESE DE EMPEZAR SIEMPRE EN EL LADO DERECHO: Tenga en mente que estamos haciendo la contabilidad para Smart Touch Learning, el negocio. No estamos haciendo la contabilidad de Sheena Bright, la persona.

Visualice todas las transacciones, y haga toda la contabilidad, desde la perspectiva del negocio, y no desde el punto de vista del propietario/dueño. Esta misma idea se aplica en toda la contabilidad.

Transacción 2: Compra del terreno 

El negocio compra un terreno para la ubicación de las oficinas, pagando $20,000 en efectivo. Esta transacción afecta la ecuación contable de Smart Touch Learning de la siguiente manera:

La compra en efectivo del terreno aumenta un activo, Terreno, y disminuye otro activo, Efectivo. Después de que se completa la transacción, la empresa tiene efectivo por $10,000, terreno por $20,000, ausencia de pasivos, y capital contable de los propietarios por $30,000. Note que los saldos totales (abreviados como Saldo) en ambos lados de la ecuación siempre deben ser iguales: en este caso $30,000.

Transacción 3: Compra de suministros de oficina 

La agencia de aprendizaje electrónico compra artículos de papelería y otros suministros de oficina que la compañía utilizará en el futuro, conviniendo en pagar $500 dentro de 30 días. Esta transacción incrementa tanto los activos como los pasivos del negocio, como sigue:

Los suministros de oficina son un activo y no un gasto, porque dichos suministros se pueden usar en el futuro. El pasivo creado por esta transacción es una Cuenta por pagar. Una cuenta por pagar siempre es un pasivo.

Transacción 4: Ingresos por servicios

(cobrados en efectivo o al contado)  

Smart Touch Learning gana los ingresos por servicios mediante el suministro de servicios de capacitación para los clientes. La empresa gana $5,500 de ingresos y cobra esta cantidad en efectivo. El efecto sobre la ecuación contable es un incremento en Efectivo y un incremento en Sheena Bright, Capital, como se expone a continuación:

Una transacción de ingresos hace que la empresa crezca, como lo muestran los incrementos en los activos y en el capital contable del propietario (Sheena Bright, Capital).

Transacción 5: Ingresos por servicios (a crédito)

Smart Touch también presta servicios para los clientes, los cuales no pagan de inmediato. La empresa recibe la promesa de los clientes de pagar $3,000 dentro de un mes. Esta promesa es un activo, una Cuenta por cobrar, porque la agencia espera recibir el efectivo en el futuro. En contabilidad, decimos que Smart Touch prestó este servicio a crédito. Está proporcionando el servicio (haciendo el trabajo) y no cobra el efectivo que gana el ingreso. Como en la transacción 4, el incremento de las utilidades aumenta la cuenta de Sheena Bright, Capital. Smart Touch registra la obtención de $3,000 de ingresos a crédito, como sigue: 

Transacción 6: Pago de gastos 

Durante el mes, la empresa paga $3,300 en efectivo por gastos: la renta de una computadora, $600; la renta de la oficina, $1,100; el salario de un empleado, $1,200; y servicios generales, $400. Los efectos sobre la ecuación contable son los siguientes:

Los gastos tienen el efecto opuesto de los ingresos. Los gastos contraen la empresa, como lo muestran los saldos disminuidos de los activos y del capital contable del propietario (Sheena Bright, Capital).

Cada gasto debe registrarse de manera separada. Los gastos se listan juntos por sencillez en este caso. Podríamos registrar el pago en efectivo en una sola cantidad, por la suma de los cuatro gastos: $3,300 ($600 + $1,100 + $1,200 + $400). Cualquiera que sea la forma en que se registren los gastos, la ecuación contable debe cuadrar.

Transacción 7: Pagos a cuenta o parciales  

La empresa paga $300 a la tienda donde compró los suministros de la transacción 3. En contabilidad, decimos que el negocio paga $300 a cuenta del adeudo total por $500. El efecto sobre la ecuación contable es una disminución en Efectivo y una disminución en Cuentas por pagar, como se muestra aquí:

El pago de efectivo sobre una operación a crédito no tiene efecto sobre los suministros o gastos de oficina, ya que Smart Touch estaba pagando un pasivo, y no un gasto. 

Transacción 8: Transacción personal 

Sheena Bright compra abarrotes a un costo de $200, pagando en efectivo con fondos personales. Este suceso no es una transacción de Smart Touch Learning. No tiene efecto sobre la agencia de aprendizaje electrónico y, por lo tanto, no es registrado por la empresa. Es una transacción de la entidad personal Sheena Bright, y no de la agencia de aprendizaje electrónico. Esta transacción ilustra el concepto de entidad.

Transacción 9: Cobro de cuentas a crédito 

En la transacción 5, la empresa dio servicios para un cliente a crédito. La compañía cobra ahora $1,000 de ese cliente. Afirmamos que Smart Touch cobra efectivo sobre una cuenta a crédito. La empresa debe registrar un incremento en el activo en la cuenta Efectivo. ¿Debería también registrar un incremento en los ingresos por servicios? No, porque la compañía ya había registrado el ingreso cuando lo devengó en la transacción 5. La frase “cobro de efectivo sobre cuentas a crédito” significa registrar un incremento en Efectivo y un decremento en Cuentas por cobrar. Las cuentas por cobrar disminuyen porque los $1,000 que la empresa debería cobrar en algún momento futuro se están cobrando hoy. El efecto sobre la ecuación contable es:

El activo total permanece sin cambio alguno con respecto al total anterior. ¿Por qué? Porque Smart Touch intercambió un activo (Efectivo) por otro (Cuentas por cobrar).

Transacción 10: Venta de terreno 

La empresa vende parte del terreno propiedad de la agencia de aprendizaje electrónico. El precio de venta de $9,000 es igual al costo de esa parte del terreno. La empresa recibe $9,000 en efectivo, y el efecto sobre la ecuación contable es el siguiente:

Transacción 11: Retiro del propietario 

Sheena Bright retira $2,000 en efectivo de la compañía. El efecto sobre la ecuación contable es el siguiente:

El retiro disminuye el Efectivo del negocio y el capital contable del propietario (Sheena Bright, Capital). Los retiros no representan un gasto porque no están relacionados con la obtención del ingreso. Por lo tanto, los retiros no afectan la utilidad neta ni la pérdida neta del negocio. El doble subrayado debajo de cada columna indica un total final después de la última transacción.