Preparación de estados financieros: perspectiva contable del usuario

Hemos registrado ahora las transacciones de Smart Touch Learning, y éstas se resumen en la figura 1-8. Observe que cada transacción mantiene la ecuación

Pero aún permanece una ecuación básica. ¿Cómo la gente usará tal información en la realidad? El conjunto de datos que se presentan en la figura 1-8 no indican a un prestamista si Smart Touch Learning puede liquidar un préstamo. Los datos que aparecen en la figura no indican si el negocio es rentable.


Para tratar estas preguntas importantes, necesitamos estados financieros. Los estados financieros son documentos empresariales que informan acerca de un negocio en términos monetarios. Las personas usan los estados financieros para tomar decisiones de negocios, como:


● Sheena Bright quiere saber si el negocio es rentable. ¿La empresa está obteniendo una utilidad neta, o está sufriendo una pérdida neta? El estado de resultados responde a esta pregunta informando la utilidad neta o la pérdida neta de la empresa.
● Suponga que la empresa necesita $200,000 para comprar un edificio de oficinas. El banquero querrá saber qué cantidad tiene en activos y qué cantidad debe la compañía de aprendizaje electrónico. El balance general responde a esta pregunta al informar los activos y pasivos de la empresa. El banquero preguntará qué hizo el negocio con cualesquiera utilidades que haya obtenido. ¿El propietario hizo retiros significativos o mantuvo el dinero en la agencia de capacitación? El estado del capital contable del propietario responde a esta pregunta.

● El banquero desea saber si la agencia de aprendizaje genera suficiente efectivo para pagar sus facturas. El estado del flujo de efectivo responde a esta pregunta informando las entradas y salidas de efectivo, y si el saldo en efectivo aumentó o disminuyó. 

● Los prestamistas también usan los estados financieros. Smart Touch Learning quizá necesite obtener efectivo para una expansión. Suponga que usted considera la obtención de un préstamo para la agencia de capacitación. Al tomar tal decisión, usted haría las mismas preguntas que hacen Sheena Bright y el banquero. En resumen, los principales usuarios de los estados financieros son: 

● Los propietarios y los administradores de una empresa 

● Los prestamistas

Otras personas también usan los estados financieros, pero estos grupos de usuarios son de suma importancia, y nos referiremos a ellos a lo largo de este libro. A continuación, examinaremos con detalle los estados financieros.

Estados financieros  

Después de analizar las transacciones, queremos ver los resultados generales. Examinemos ahora los estados financieros que se expusieron en la sección anterior. Los estados financieros resumen los datos de las transacciones en una forma que es de utilidad para la toma de decisiones. Como lo expusimos anteriormente, los estados financieros son

● El estado de resultados 

● El estado del capital contable del propietario 

● El balance general 

● El estado del flujo de efectivo

Encabezados

Cada estado financiero tiene un encabezado que proporciona tres datos: 

● El nombre del negocio (como Smart Touch Learning) 

● El nombre del estado financiero (estado de resultados, balance general, etcétera)

 ● La fecha o el periodo que cubre el estado (30 de abril de 2010, para el balance general; mes terminado el 30 de abril de 2010, para los demás estados)

Un estado de resultados (o estado de capital contable del propietario) que cubre un año terminado en diciembre de 2010 se fecha como “Año terminado el 31 de diciembre de 2010”. Un estado de resultados mensual (o estado del capital contable del propietario) para septiembre de 2010 muestra la frase “Més terminado el 30 de septiembre de 2010”. Un estado de resultados trimestral (o estado del capital contable del propietario) para tres meses que terminaron el 30 de junio de 2010 indica “Trimestre terminado el 30 de junio de 2010”.

Estado de resultados 

El estado de resultados presenta un resumen de los ingresos y gastos de una entidad durante cierto periodo, como un mes, un trimestre o un año. El estado de resultados, también denominado estado de ganancias o estado de operaciones, es como un video: una película en movimiento acerca de las operaciones realizadas durante ese periodo. El estado de resultados mantiene uno de los elementos de información más importantes acerca de una empresa: 

● La utilidad neta (ingresos totales mayores que gastos totales) o 

● La pérdida neta (gastos totales mayores que ingresos totales) 

La utilidad neta representa buenas noticias, en tanto que la pérdida neta son malas noticias. ¿Cuál fue el resultado de las operaciones de Smart Touch Learning durante abril? Buenas noticias: la empresa obtuvo una utilidad neta de $5,200 (véase la primera sección de la figura 1-9). ¡El estado de resultados es muy importante!

Estado del capital contable del propietario  

El estado de capital contable del propietario (que se muestra en la segunda sección de la figura 1-9) indica los cambios en el capital contable del propietario durante un periodo, como un mes, un trimestre o un año.

El único incremento en el capital contable del propietario proviene de:

● Utilidad neta (los ingresos exceden a los gastos) Los decrementos en el capital contable del propietario son resultado de dos cuestiones: 

● Retiros 

● Pérdida neta (los gastos exceden a los ingresos) 

Balance general 

El balance general presenta los activos, los pasivos y el capital contable de la entidad en una fecha específica, generalmente el final de un mes, un trimestre o un año. El balance general es como una fotografía de la entidad. Por tal razón, también se denomina estado de posición financiera (véase la tercera sección de la figura 1-9). ¡El balance general también es muy importante!

Estado del flujo de efectivo 

El estado del flujo de efectivo presenta el efectivo que ingresa a la empresa (entradas de efectivo) y el efectivo que sale de la misma (pagos de efectivo) durante un periodo. Las actividades de negocios dan como resultado un flujo de entrada neto de efectivo o un flujo de salida neto de efectivo. El estado del flujo de efectivo informa el incremento o el decremento netos en efectivo durante un periodo y el saldo de efectivo final. (véase la cuarta y última sección de la figura 1-9).

En la primera parte de este libro, nos concentramos en

● El estado de resultados 

● El balance general 

● El estado del capital contable del propietario 

El estado de resultados y el balance general son más importantes que el estado del capital contable del propietario. En el capítulo 13 veremos con detalle el estado del flujo de efectivo. 

Uso de los estados financieros para evaluar el desempeño de la empresa

Relaciones entre los estados financieros 

La figura 1-9 ilustra los cuatro estados financieros. Los datos provienen del análisis de transacciones de la figura 1-8, la cual cubre el mes de abril de 2010. Estudie esta figura con mucho cuidado. Posteriormente, observe lo siguiente en la figura 1-9:

1. El estado de resultados para el mes que terminó el 30 de abril de 2010 

a) Informa los ingresos y los gastos de abril. 

b) Lista los gastos en orden decreciente según su monto, presentando primero el gasto más grande. 

c) Calcula y lista los gastos totales. 

d) Informa la utilidad neta del periodo, si los ingresos totales exceden a los gastos totales. Si los gastos totales exceden a los ingresos totales, entonces se reporta una pérdida neta.

2. El estado del capital contable del propietario para el mes que terminó el 30 de abril de 2010 

a) Abre con el saldo de la cuenta de capital al inicio del periodo (cero para una nueva entidad). 

b) Agrega la utilidad neta directamente del estado de resultados (véase la flecha 1 en la figura 1-9).

c) Resta los retiros del propietario (y la pérdida neta, si es aplicable). Los paréntesis indican una sustracción. 

d) Termina con el saldo de la cuenta de capital al final del periodo. 

3. El balance general al 30 de abril de 2010 

a) Reporta todos los activos, todos los pasivos y el capital contable del propietario al final del periodo. 

b) Lista los activos en orden de su liquidez o disponibilidad (el más cercano al efectivo), donde el efectivo se presenta primero porque es el activo más líquido. 

c) Informa los pasivos de manera similar. Es decir, los pasivos que deben pagarse primero son los que se listan primero, generalmente Cuentas por pagar. 

d) Reporta los activos totales como iguales a los pasivos totales más el capital contable total. 

e) Informa el saldo final en la cuenta de capital, tomado directamente del estado del capital contable del propietario (véase la flecha 2). 

4. El estado del flujo de efectivo para el mes que terminó el 30 de abril de 2010

 a) Reporta los flujos de efectivo provenientes de tres tipos de actividades de negocios (operativas, de inversión y actividades de financiamiento) durante el mes. Cada categoría de actividades de flujo de efectivo incluye tanto las entradas de efectivo (cantidades positivas), como las salidas de efectivo (las cantidades negativas se escriben con paréntesis). 

b) Informa un incremento (o un decremento) neto en efectivo durante el mes y termina con el saldo de efectivo al 30 de abril de 2010. Éste es el monto de efectivo que se debe reportar en el balance general (véase la flecha 3).

Cada uno de los estados que se identifican en la figura 1-9 proporciona información diferente acerca de las compañías, a los usuarios de los estados financieros. El estado de resultados brinda información acerca de la rentabilidad para determinado periodo de la compañía. Recuerde que los gastos se listan en este estado, empezando por el más grande y terminando por el más pequeño. Este orden muestra a los usuarios cuáles son los gastos que están consumiendo la parte más grande de los ingresos. El estado del capital contable del propietario informa a los usuarios qué cantidad de las utilidades se re-invirtieron dentro de la compañía. Recuerde de la figura 1-9 que los dos rubros principales aparecen en dicho estado, el cual explica el cambio en el saldo de la cuenta de capital:

1. Utilidad neta o pérdida neta 

2. Retiros del propietario

Si los retiros del propietario fueran mayores que el ingreso del periodo, esto señalaría un motivo de preocupación para los usuarios de los estados financieros. El balance general de la figura 1-9 brinda información valiosa para los usuarios de los estados financieros, acerca de los recursos económicos que posee la compañía (activos), así como de las deudas que ésta tiene (pasivos). Por lo tanto, el balance general presenta la posición financiera general de la compañía en una fecha específica. Esto le permite a los tomadores de decisiones determinar su opinión acerca del estatus financiero de la compañía. El estado del flujo de efectivo se cubre con detalle en un capítulo posterior del libro. En resumen, su propósito y su valor para los usuarios consisten en explicar por qué la cifra de la utilidad neta en el estado de resultados no es igual al cambio en el saldo de efectivo para el periodo. A medida que concluyamos este capítulo, regresaremos a nuestra pregunta inicial: ¿Usted ha pensado alguna vez en tener su propio negocio? La sección Lineamientos para la toma de decisiones de la siguiente página muestra cómo tomar algunas de las decisiones que usted tendría que enfrentar si empieza un negocio. La sección Lineamientos para la toma de decisiones aparece en cada capítulo.