La cuenta, el diario y el mayor
El instrumento básico de resumen de contabilidad es la cuenta. Una cuenta es el registro detallado de todos los cambios ocurridos en un activo o un pasivo específicos, o en el capital contable del propietario durante un periodo en particular. Como vimos en el capítulo 1, las
transacciones de negocios producen cambios.
Los contadores registran las transacciones primeramente en un diario, el cual es un registro cronológico de las transacciones. Posteriormente, los contadores copian (traspasan) los datos al libro de cuentas denominado mayor. La lista de todas las cuentas del mayor y de sus saldos recibe el nombre de balanza de comprobación. Tome un momento para aprender de memoria estos importantes términos. Usted los usará continuamente.
● Cuenta: registro detallado de los cambios habidos en un activo o un pasivo específicos, o en el capital contable del propietario
● Mayor: libro que contiene todas las cuentas
● Diario: registro cronológico de las transacciones
● Balanza de comprobación: lista de todas las cuentas con sus saldos
Las cuentas se agrupan en tres amplias categorías, de acuerdo con la ecuación contable:
Gastos pagados por adelantado
A menudo una empresa paga ciertos gastos, como la renta y los seguros, por adelantado. Un gasto pagado por adelantado es un activo porque el prepago ofrece un beneficio futuro. Rentas pagadas por adelantado, Seguros pagados por adelantado y Suministros de oficinas son cuentas separadas de gastos prepagados. La colegiatura de la universidad es un activo para quien la paga.
Terreno
La cuenta Terreno muestra el costo de los terrenos que sean propiedad de una empresa para usarlos en sus operaciones. Los terrenos que se mantienen para venta son un caso diferente y su costo es una inversión.
Edificio
El costo del edificio —una oficina o un almacén— aparecen en la cuenta Edificio. Frito-Lay y The Coca-Cola Company poseen edificios en todo el mundo, donde fabrican papas fritas y bebidas gaseosas.
Equipo, mobiliario y enseres
Una empresa tiene una cuenta de activos por separado para cada tipo de Equipo —de cómputo, de oficina y de tienda, por ejemplo. La cuenta de mobiliario muestra el costo de este activo. Asimismo, la cuenta Enseres indica el costo del material de iluminación y de los archiveros, por ejemplo.
Pasivos
Recuerde que un pasivo es una deuda, es decir, algo que se debe. Por lo general, una empresa tiene un menor número de cuentas de pasivos que de activos.
Cuentas por pagar
Las Cuentas por pagar son lo opuesto de las Cuentas por cobrar. La promesa de pagar una deuda que surge de una compra a crédito es una Cuenta por pagar. Se dice que tal compra se realizó a crédito o a cuenta. Todas las compañías, desde Greg’s Groovy Tunes hasta Coca-Cola e eBay, tienen Cuentas por pagar.
Documentos por pagar
Los Documentos por pagar son lo opuesto de los Documentos por cobrar. Los documentos por pagar representan deudas que tiene el negocio, porque firmó pagarés al solicitar dinero en préstamo o al comprar algo.
Pasivos
Un pasivo es una obligación con respecto a la cual la empresa conoce el monto adeudado, pero cuya factura aún no se paga. Impuestos por pagar, Intereses por pagar y Salarios por pagar son cuentas de pasivo.
Capital contable del propietario
Los derechos del propietario sobre los activos del negocio reciben el nombre de capital contable del propietario. Una compañía tiene cuentas separadas para los diversos elementos del capital contable del propietario.
Capital social o capital aportado
La cuenta de capital social o aportado representa la inversión neta del propietario en la empresa. Muestra la acumulación de la inversión del propietario, los retiros y la utilidad (o pérdida) neta de la empresa durante la vida de ésta. En otras palabras, el capital es el valor neto invertido por el propietario en un negocio.
Retiros
En cualquier momento, el propietario puede retirar de la compañía efectivo u otros activos. Esto representa una recuperación sobre su inversión de capital, así como una distribución de las ganancias de la compañía.
Ingresos
El incremento en el capital contable creado por la entrega de bienes o servicios a los clientes se denomina ingreso. El mayor contiene tantas cuentas de ingresos como sea necesario. Smart Touch Learning, por ejemplo, necesita una cuenta de Ingresos por servicios por las cantidades ganadas del servicio de aprendizaje electrónico. Si Smart Touch presta dinero a una persona externa, necesitaría una cuenta de Ingresos por intereses para los intereses ganados sobre el préstamo. Si la empresa renta un edificio a un arrendatario, necesitaría una cuenta de Ingresos por renta.
Gastos
Los gastos consumen activos o crean pasivos durante la operación de una empresa, y tienen el efecto opuesto de los ingresos. Los gastos disminuyen el capital. Una empresa necesita una cuenta por separado para cada tipo de gasto, como Gastos por salarios, Gasto por renta, Gasto por publicidad y Gastos por servicios generales. Las empresas se esfuerzan por minimizar sus gastos con la finalidad de maximizar la utilidad neta, indistintamente de que el negocio sea General Electric, Smart Touch Learning o Sherman Lawn Service.
La figura 2-1 muestra una forma en que las cuentas de activos, pasivos y capital contable del propietario se agrupan en el mayor
Catálogo de cuentas
El mayor contiene las cuentas agrupadas bajo estos encabezados:
● Activos, Pasivos y Capital contable del propietario
● Ingresos y Gastos
Las compañías usan un catálogo de cuentas para presentar todas sus cuentas junto con los números de cuenta, los cuales tan sólo son las versiones abreviadas de los nombres de las cuentas. Un número es igual a un nombre de una cuenta, de la misma forma que el número de registro del Seguro Social es único para una persona.
El catálogo de cuentas de Smart Touch Learning aparece en la figura 2-2. Observe el intervalo en los números de cuenta entre 121 y 141. En el futuro quizá Bright necesite agregar otra cuenta de activos. Por ejemplo, ella podría empezar a vender algún tipo de inventario y usar el número de cuenta 131 para Inventario.
Los contadores registran las transacciones primeramente en un diario, el cual es un registro cronológico de las transacciones. Posteriormente, los contadores copian (traspasan) los datos al libro de cuentas denominado mayor. La lista de todas las cuentas del mayor y de sus saldos recibe el nombre de balanza de comprobación. Tome un momento para aprender de memoria estos importantes términos. Usted los usará continuamente.
● Cuenta: registro detallado de los cambios habidos en un activo o un pasivo específicos, o en el capital contable del propietario
● Mayor: libro que contiene todas las cuentas
● Diario: registro cronológico de las transacciones
● Balanza de comprobación: lista de todas las cuentas con sus saldos
Las cuentas se agrupan en tres amplias categorías, de acuerdo con la ecuación contable:
Activos
Los activos son recursos económicos que beneficiarán a la empresa en el futuro o, simplemente,
algo que la empresa posee y tiene valor. La mayoría de las empresas usan las siguientes cuentas
de activos:
Efectivo
La cuenta Efectivo es un registro de los efectos de las transacciones que, en efectivo, realiza un
negocio. El efectivo incluye el dinero, como el saldo en bancos, los billetes, las monedas y los
cheques. El efectivo es la necesidad más apremiante de los negocios de nueva creación, como
Sherman Lawn Service y Greg’s Groovy Tunes
.
Cuentas por cobrar
La mayoría de las empresas venden bienes o servicios a cambio de la promesa de una recepción
futura de efectivo. Tales ventas se hacen a crédito (“a cuenta”), y Cuentas por cobrar contiene
tales cantidades. En Estados Unidos y en otros países, la mayoría de las ventas se hacen a
crédito.
Documentos por cobrar
Una empresa puede vender bienes o servicios, y recibir un documento por cobrar o un pagaré.
Un documento por cobrar es una promesa escrita de que el cliente pagará una cantidad de
dinero fija en una cierta fecha.
Gastos pagados por adelantado
A menudo una empresa paga ciertos gastos, como la renta y los seguros, por adelantado. Un gasto pagado por adelantado es un activo porque el prepago ofrece un beneficio futuro. Rentas pagadas por adelantado, Seguros pagados por adelantado y Suministros de oficinas son cuentas separadas de gastos prepagados. La colegiatura de la universidad es un activo para quien la paga.
Terreno
La cuenta Terreno muestra el costo de los terrenos que sean propiedad de una empresa para usarlos en sus operaciones. Los terrenos que se mantienen para venta son un caso diferente y su costo es una inversión.
Edificio
El costo del edificio —una oficina o un almacén— aparecen en la cuenta Edificio. Frito-Lay y The Coca-Cola Company poseen edificios en todo el mundo, donde fabrican papas fritas y bebidas gaseosas.
Equipo, mobiliario y enseres
Una empresa tiene una cuenta de activos por separado para cada tipo de Equipo —de cómputo, de oficina y de tienda, por ejemplo. La cuenta de mobiliario muestra el costo de este activo. Asimismo, la cuenta Enseres indica el costo del material de iluminación y de los archiveros, por ejemplo.
Pasivos
Recuerde que un pasivo es una deuda, es decir, algo que se debe. Por lo general, una empresa tiene un menor número de cuentas de pasivos que de activos.
Cuentas por pagar
Las Cuentas por pagar son lo opuesto de las Cuentas por cobrar. La promesa de pagar una deuda que surge de una compra a crédito es una Cuenta por pagar. Se dice que tal compra se realizó a crédito o a cuenta. Todas las compañías, desde Greg’s Groovy Tunes hasta Coca-Cola e eBay, tienen Cuentas por pagar.
Documentos por pagar
Los Documentos por pagar son lo opuesto de los Documentos por cobrar. Los documentos por pagar representan deudas que tiene el negocio, porque firmó pagarés al solicitar dinero en préstamo o al comprar algo.
Pasivos
Un pasivo es una obligación con respecto a la cual la empresa conoce el monto adeudado, pero cuya factura aún no se paga. Impuestos por pagar, Intereses por pagar y Salarios por pagar son cuentas de pasivo.
Capital contable del propietario
Los derechos del propietario sobre los activos del negocio reciben el nombre de capital contable del propietario. Una compañía tiene cuentas separadas para los diversos elementos del capital contable del propietario.
Capital social o capital aportado
La cuenta de capital social o aportado representa la inversión neta del propietario en la empresa. Muestra la acumulación de la inversión del propietario, los retiros y la utilidad (o pérdida) neta de la empresa durante la vida de ésta. En otras palabras, el capital es el valor neto invertido por el propietario en un negocio.
Retiros
En cualquier momento, el propietario puede retirar de la compañía efectivo u otros activos. Esto representa una recuperación sobre su inversión de capital, así como una distribución de las ganancias de la compañía.
Ingresos
El incremento en el capital contable creado por la entrega de bienes o servicios a los clientes se denomina ingreso. El mayor contiene tantas cuentas de ingresos como sea necesario. Smart Touch Learning, por ejemplo, necesita una cuenta de Ingresos por servicios por las cantidades ganadas del servicio de aprendizaje electrónico. Si Smart Touch presta dinero a una persona externa, necesitaría una cuenta de Ingresos por intereses para los intereses ganados sobre el préstamo. Si la empresa renta un edificio a un arrendatario, necesitaría una cuenta de Ingresos por renta.
Gastos
Los gastos consumen activos o crean pasivos durante la operación de una empresa, y tienen el efecto opuesto de los ingresos. Los gastos disminuyen el capital. Una empresa necesita una cuenta por separado para cada tipo de gasto, como Gastos por salarios, Gasto por renta, Gasto por publicidad y Gastos por servicios generales. Las empresas se esfuerzan por minimizar sus gastos con la finalidad de maximizar la utilidad neta, indistintamente de que el negocio sea General Electric, Smart Touch Learning o Sherman Lawn Service.
La figura 2-1 muestra una forma en que las cuentas de activos, pasivos y capital contable del propietario se agrupan en el mayor
Catálogo de cuentas
El mayor contiene las cuentas agrupadas bajo estos encabezados:
● Activos, Pasivos y Capital contable del propietario
● Ingresos y Gastos
Las compañías usan un catálogo de cuentas para presentar todas sus cuentas junto con los números de cuenta, los cuales tan sólo son las versiones abreviadas de los nombres de las cuentas. Un número es igual a un nombre de una cuenta, de la misma forma que el número de registro del Seguro Social es único para una persona.
Los números de cuenta tienen, por lo general, dos o más dígitos. Con frecuencia los activos
se numeran empezando con el 1, los pasivos con el 2, el capital contable del propietario con el
3, los ingresos con el 4 y los gastos con el 5. El segundo y el tercer dígitos de un número de
cuenta indican dónde se sitúa una cuenta dentro de su categoría. Por ejemplo, si Sheena Bright
está usando números de cuenta de tres dígitos, el efectivo sería el número de cuenta 101, la
primera cuenta del activo. Las cuentas por cobrar serían el número de cuenta 111, el segundo
activo. Las cuentas por pagar serían el número 201, el primer pasivo. Cuando se utilizan
números, todas las cuentas se numeran usando este sistema. Sin embargo, cada compañía elige
su propio sistema de numeración de cuentas.
El catálogo de cuentas de Smart Touch Learning aparece en la figura 2-2. Observe el intervalo en los números de cuenta entre 121 y 141. En el futuro quizá Bright necesite agregar otra cuenta de activos. Por ejemplo, ella podría empezar a vender algún tipo de inventario y usar el número de cuenta 131 para Inventario.
En los forros de este libro se incluyen catálogos de cuentas ampliados y sin numerar de una
serie de cuentas que esperamos que usted encuentre de utilidad a lo largo de su curso. El primer
catálogo muestra las cuentas típicas de una empresa de servicios, como Smart Touch Learning.
El segundo catálogo es para una empresa comercial, la cual vende un producto en vez de un
servicio. El tercer catálogo presenta las cuentas de una compañía manufacturera. Ahora estudiaremos a los negocios propios, y nos referiremos a los demás catálogos de cuentas, a medida
que se vayan necesitando. Esto le ayudará a aprender los nombres de las cuentas que se emplean
comúnmente.
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