Dos categorías de asientos de ajuste

Las dos categorías básicas de ajustes son los pagos anticipados y las acumulaciones devengadas. En un ajuste por pagos anticipados, el pago en efectivo ocurre antes de que se registre un gasto. Los ajustes por acumulaciones devengadas son lo opuesto. Una acumulación devengada registra un gasto antes del pago de efectivo.

Los asientos de ajuste son de cinco tipos:

1. Gastos pagados por adelantado

2. Depreciación

3. Gastos devengados

4. Ingresos devengados

5. Ingresos no realizados

El foco de atención de este capítulo es sobre el aprendizaje de cómo contabilizar esos cinco tipos de asientos de ajuste.

Gastos pagados por adelantado

Los gastos pagados por adelantado son pagos anticipados de gastos. Por ejemplo, McDonald’s, la cadena de restaurantes, hace pagos por renta, seguros y suministros. Los gastos pagados por adelantado son activos, más que gastos. Cuando se consume el pago adelantado, la porción usada del activo se convierte en un gasto mediante un asiento de ajuste en el diario.

Renta pagada por adelantado

Los arrendadores requieren que los arrendatarios paguen la renta por adelantado. Este pago anticipado crea un activo para el arrendatario. Suponga que Smart Touch Learning paga por adelantado tres meses por renta de oficina el 1 de mayo de 2010. Si el contrato de arrendamiento especifica una renta mensual de $1,000, el asiento para registrar el pago es

Después del traspaso al mayor, Renta pagada por adelantado tiene un saldo deudor de $3,000.

La balanza de comprobación al 31 de mayo de 2010 presenta Renta pagada por adelantado con un saldo deudor de $3,000 (figura 3-4). A lo largo de mayo, Renta pagada por adelantado mantiene este saldo. Sin embargo, $3,000 no son el monto de la Renta pagada por adelantado para el balance general al 31 de mayo. ¿Por qué?

Al 31 de mayo, Renta pagada por adelantado debería disminuir en la cantidad que se haya consumido. La porción consumida es un mes de los tres meses pagados por adelantado, o una tercera parte de tal pago. Recuerde que un activo que haya expirado es un gasto. El asiento de ajuste transfiere $1,000 ($3,000 × 1/3) de Renta pagada por adelantado a Gasto por renta. El asiento de ajuste es:

Después del traspaso, Renta pagada por adelantado y Gasto por renta muestran los saldos finales correctos:

Renta pagada por adelantado es un ejemplo de un activo que se sobreestimó antes de traspasar al mayor el asiento de ajuste. Observe que el saldo final en Renta pagada por adelantado es ahora de $2,000. Renta pagada por adelantado es una cuenta de activo y, para Smart Touch, debería contener tan sólo dos meses más de renta al 31 de mayo (para junio y julio). $1,000 de renta por mes multiplicado por dos meses es igual al saldo de $2,000 de Renta pagada por adelantado.

Se aplica el mismo análisis al pago adelantado de los tres meses de seguro. La única diferencia está en los títulos de las cuentas. Se usaría Seguro pagado por adelantado en vez de Renta pagada por adelantado, y Gasto por seguro se usaría en vez de Gasto por renta. En un sistema computarizado, el asiento de ajuste se puede programar para que se repita automáticamente cada periodo contable.

El Apéndice 3A muestra un tratamiento alternativo de gastos pagados por adelantado. El resultado final de los estados financieros es el mismo que el que se ilustra aquí.

Suministros

Los suministros se contabilizan como gastos pagados por adelantado. El 2 de mayo, Sheena Bright pagó $500 por suministros de oficina.

Por lo tanto, la balanza de comprobación al 31 de mayo todavía presenta Suministros con un saldo deudor de $700, como se indica en la figura 3-4. Sin embargo, el balance general al 31 de mayo de Bright no debería informar suministros por $700. ¿Por qué no? Durante mayo, la agencia de aprendizaje electrónico usó suministros para realizar operaciones de negocios. El costo de los suministros usados se convierte en gastos por suministros. Para medir Gastos por suministros, Bright cuenta los suministros disponibles al final de mayo. Éste es el monto del activo aún poseído por la empresa. Suponga que al 31 de mayo aún quedan suministros con un costo de $600. Use la cuenta-T de suministros para determinar el valor de los suministros que se usaron:

El asiento de ajuste al 31 de mayo actualiza Suministros y registra de la siguiente manera Gastos por suministros para mayo:

Después del traspaso, Suministros y Gastos por suministros mantienen los saldos finales correctos:

Entonces, la cuenta Suministros inicia junio con un saldo de $600, y el proceso de ajuste se repite cada mes. Los suministros son otro ejemplo de un activo que se sobreestimó en $700 en la balanza de comprobación antes del traspaso del asiento de ajuste. Ese asiento reflejó después el saldo correcto de Suministros al 31 de mayo de $600.

Depreciación

Los activos de planta son inversiones tangibles de larga duración que se utilizan en la operación de un negocio. Algunos ejemplos incluyen terreno, edificios, equipo y mobiliario. Conforme una empresa usa los activos, su valor y su utilidad disminuyen. La disminución en la utilidad de un activo de planta es un gasto, y los contadores reparten sistemáticamente el costo del activo a lo largo de su vida útil. La asignación del costo de un activo de planta a gastos se denomina depreciación. Los terrenos son la excepción. No registramos depreciación para los terrenos, ya que por lo general su valor no disminuye con el uso.

Similitud con los gastos pagados por adelantado

El concepto contable de activos de planta es el mismo que el de gastos pagados por adelantado. La principal diferencia es la cantidad de tiempo que se requiere para que el activo se consuma. Los gastos pagados por adelantado suelen expirar dentro de un año; en tanto que los activos de planta siguen siendo útiles durante varios años. Revisemos un ejemplo para Smart Touch Learning. El 3 de mayo Smart Touch Learning compró mobiliario por $18,000 y realizó el siguiente asiento de diario:

Después de hacer el traspaso al mayor, la cuenta Mobiliario tiene un saldo de $18,000:

Sheena Bright considera que el mobiliario seguirá siendo útil durante cinco años y que después no tendrá valor. Una forma de calcular la depreciación consiste en dividir el costo del activo ($18,000) entre su vida útil esperada (cinco años). De esta manera, la depreciación para cada mes es de $300 ($18,000/5 años = $3,600/12 meses = $300 por mes). El gasto por depreciación para mayo se registra con el siguiente asiento:

La cuenta de depreciación acumulada

Se abona a Depreciación acumulada, en vez de a Mobiliario, porque es de utilidad mantener el costo original en la cuenta Mobiliario. Los gerentes se pueden referir entonces a la cuenta Mobiliario para saber cuánto les costó el activo en realidad. Esta información ayuda a estimar cuánto se debe pagar por el nuevo mobiliario. La cuenta Depreciación acumulada mantiene la suma de toda la depreciación registrada para el activo y ese total aumenta con el paso del tiempo.

La depreciación acumulada es una contra-cuenta de activo, lo cual significa que es una cuenta de activo con un saldo acreedor normal. Una contra-cuenta tiene dos características principales:

● Se acopla con su cuenta correlativa y la sigue.

● Su saldo normal (deudor o acreedor) es lo opuesto del saldo de la cuenta correlativa.

Por ejemplo, Depreciación acumulada es la contra-cuenta que sigue a Mobiliario, que tiene un saldo deudor y, por consiguiente, Depreciación acumulada, una contra-cuenta de activo, tiene un saldo acreedor.

Una empresa puede tener una cuenta por separado de Depreciación acumulada para cada activo depreciable. Si Smart Touch Learning tiene tanto una cuenta para edificios como una cuenta para mobiliario, puede tener dos cuentas: Depreciación acumulada: edificio y Depreciación acumulada: mobiliario. Sin embargo, las compañías pequeñas con frecuencia tienen tan sólo una cuenta de Depreciación acumulada para todos sus activos.

Después de traspasar la depreciación al mayor, las cuentas aparecen como sigue:

Valor en libros

El balance general reporta tanto Mobiliario como Depreciación acumulada. Puesto que es una contra-cuenta, Depreciación acumulada se resta de Mobiliario. El monto neto resultante (costo menos depreciación acumulada) de un activo de planta se denomina valor en libros. En el caso del Mobiliario de Smart Touch Learning, el valor en libros es:

El valor en libros representa los costos (la vida) invertida en un activo que la empresa aún no ha usado (reconocido como gasto).

Suponga que la agencia de aprendizaje electrónico también posee un edificio que costó $48,000, con una depreciación mensual de $200. El siguiente asiento registraría la depreciación para mayor:

El balance general al 31 de mayo reportaría los activos de planta como se muestra en la figura 3-5.

Gastos devengados

A menudo las empresas incurren en gastos antes de pagarlos. El término gasto devengado (o acumulado) se refiere a un gasto de este tipo. Considere el salario de un empleado. El gasto del salario aumenta a medida que el empleado trabaja, de manera que se dice que el gasto se devenga y se acumula. Otro gasto devengado son los gastos por intereses sobre un pagaré. El interés se devenga y se acumula conforme pasa el tiempo sobre el pagaré. Un gasto devengado siempre crea un pasivo.

Las empresas no hacen asientos de diario semanales para acumular los gastos. En cambio, esperan hasta el final del periodo. Hacen un asiento de ajuste para actualizar cada gasto (y su pasivo correlativo) para los estados financieros.

Recuerde que los pagos anticipados y los gastos devengados son conceptos opuestos.

Veamos ahora cómo se deben contabilizar los gastos devengados.

Acumulación devengada de gastos por salarios

Suponga que Smart Touch paga a su empleado un salario mensual de $1,800, la mitad el día 15 y la otra mitad el primer día del mes siguiente. A continuación se presenta el calendario de mayo y de junio, con los dos días de pago encerrados en un círculo:

Durante mayo, Sheena Bright pagó la primera quincena de salario el sábado 15 de mayo, e hizo este asiento:

Después del traspaso, Gastos por salarios muestra el siguiente saldo:

La balanza de comprobación al 31 de mayo (figura 3-4) incluye Gastos por salarios con un saldo deudor de $900. Éste es el gasto por salario de Smart Touch Learning para la primera quincena de mayo. El segundo pago de $900 ocurrirá el 1 de junio y, por lo tanto, la empresa debe acumular los gastos por salarios para la segunda quincena de mayo. El 31 de mayo, Smart Touch hace el siguiente asiento de ajuste:

Después del traspaso al mayor, están actualizados tanto Gastos por Salarios como Salarios por pagar:

Gastos por salarios mantiene el salario de todo un mes, y Salarios por pagar muestra el pasivo adeudado al 31 de mayo. Éste es un ejemplo de un pasivo que fue subestimado antes de que se hiciera el asiento de ajuste.

Acumulación devengada de gastos por intereses

Solicitar dinero en préstamo crea un pasivo para Documentos por pagar. Si el 1 de mayo de 2010 Smart Touch solicita $20,000 en préstamo a un banco después de firmar un pagaré a un año, el asiento para registrar el pagaré al 1 de mayo de 2010 es

Los intereses sobre este pagaré se deben pagar un año más tarde, el 1 de mayo de 2011. El 31 de mayo de 2010, la compañía debe hacer un asiento de ajuste para registrar los gastos por intereses que se hayan acumulado para el mes de mayo. Suponga que los gastos por intereses de un mes sobre este pagaré son $100. Su asiento de ajuste al 31 de mayo para acumular los gastos por intereses es:

Éste es otro ejemplo de un pasivo que se subestimó antes de que se hiciera el asiento de ajuste. Después de realizar el traspaso al mayor, Gasto por intereses e Intereses por pagar tienen los siguientes saldos:

Ingresos devengados

Como acabamos de ver, los gastos pueden ocurrir antes de que una compañía haga un pago en efectivo por ellos, lo cual crea un gasto devengado. Asimismo, es posible que las empresas obtengan un ingreso antes de que reciban el efectivo. Esto implica un ingreso devengado, que es un ingreso que ya se ganó pero que aún no se cobra en efectivo

Suponga que el 15 de mayo contratan a Smart Touch Learning para que proporcione servicios de aprendizaje electrónico para la Universidad de West Florida. Con este acuerdo, Smart Touch ganará $800 mensuales. Durante mayo, Smart Touch ganará la mitad del cobro de un mes, $400, por el trabajo realizado del 16 al 31 de mayo. El 31 de mayo, Smart Touch hace el siguiente asiento de ajuste, para acumular el ingreso ganado desde el 16 hasta el 31 de mayo:

La balanza de comprobación no ajustada de la figura 3-4 muestra que Cuentas por cobrar tiene un saldo no ajustado de $2,200. El saldo no ajustado de Ingresos por servicios es de $7,000, a partir de las actividades ordinarias de mayo. (No se muestran los asientos detallados para las transacciones de mayo. Tan sólo se presentan los asientos de ajuste). El ajuste actualiza ambas cuentas.

Sin el ajuste, los estados financieros de Smart Touch subestimarían tanto un activo, Cuentas por cobrar, como un ingreso, Ingresos por servicios.

Ahora nos ocupamos de la categoría final de los asientos de ajuste.

Ingresos no devengados

Algunas empresas reciben efectivo de sus clientes en forma anticipada a la realización del trabajo. La recepción de efectivo antes de ganarlo crea un pasivo consistente en la prestación de un trabajo en el futuro, denominado ingreso no devengado. La compañía debe un producto o un servicio al cliente, o le tendrá que regresar de su dinero. Tan sólo después de terminar el trabajo, la compañía habrá ganado (devengado) el ingreso. Debido a esta demora, el ingreso no devengado también se denomina ingreso diferido.

Suponga, por ejemplo, que una firma de abogados contrata a Smart Touch Learning para que le proporcione servicios de aprendizaje electrónico sobre cuestiones éticas, y que ofrece pagar $600 mensuales, empezando de inmediato. Sheena Bright recibe la primera cantidad el 21 de mayo. Smart Touch registra la recepción de efectivo y un pasivo como sigue:

Ahora la cuenta de pasivos, Ingresos por servicios no devengados, muestra que Smart Touch debe $600.

Los ingresos por servicios no devengados son un pasivo, porque la compañía debe un servicio a un cliente en el futuro.

La balanza de comprobación al 31 de mayo (figura 3-4) presenta Ingresos por servicios no devengados con un saldo acreedor de $600. Durante los 10 últimos días del mes —21 de mayo a 31 de mayo— Smart Touch ganará aproximadamente la tercera parte (10 días divididos entre 30 días) de los $600, es decir, $200. Por lo tanto, Smart Touch hace el siguiente asiento de ajuste para registrar la obtención de $200 de ingresos:

Este asiento de ajuste transfiere $200 de pasivos a ingresos. Ingresos por servicios aumenta en $200, e Ingresos por servicios no devengados disminuye en $200. Ahora ambas cuentas están actualizadas al 31 de mayo:

Éste es un ejemplo de un pasivo que se sobreestimó antes de hacer el asiento del ajuste de diario. Recuerde este punto clave:

Un ingreso no devengado para una compañía es un gasto pagado por adelantado para la empresa que pagó anticipadamente. Considere el despacho de abogados del ejemplo anterior. El despacho había pagado por adelantado un gasto por aprendizaje electrónico: un activo. Smart Touch Learning tenía un ingreso por servicios no devengados: un pasivo.

La figura 3-6 resume las épocas de los ajustes por pagos adelantados y por acumulaciones devengadas. Estudie la figura de izquierda a derecha, y luego deslícese hacia abajo. El Apéndice 3A muestra un tratamiento alternativo para los ingresos no devengados.