Descripción de los pasos del proceso de registro de transacciones

En la práctica, los contadores registran las transacciones en un diario. El proceso de registro en el diario consta de tres pasos:


1. Identifique cada cuenta afectada y su tipo (activo, pasivo o capital contable del propietario).

2. Determine si cada cuenta aumenta o disminuye. Use de las reglas del cargo y del abono.

3. Registre la transacción en el diario, incluyendo una breve explicación. Primero se registra el lado de los cargos (el debe). Los cargos totales siempre deben ser iguales a los abonos totales. Este paso también se denomina “hacer los asientos del diario” o “registro de la transacción en el diario”.


Estos pasos son los mismos, indistintamente de que se hagan por computadora o en forma manual.


Registremos en el diario la primera transacción de Smart Touch Learning: la recepción de $30,000 en efectivo y la inversión de capital.


PASO 1: Las cuentas afectadas por la recepción de efectivo y la emisión de acciones son Efectivo y Sheena Bright, Capital. Efectivo es Capital.


PASO 2: Ambas cuentas aumentan en $30,000. Los activos aumentan con los cargos. Por lo tanto, cargamos a Efectivo porque se trata de un activo. El capital contable aumenta en el negocio debido a la inversión del propietario. Para incrementar este capital, hacemos un abono. Por lo tanto, abonamos a la cuenta Capital.


PASO 3: El asiento del diario es

Los índices a, b, c y d se explican a continuación: El asiento del diario incluye cuatro partes: 

a) Fecha de la transacción 

b) Título de la cuenta que lleva el cargo, junto con el monto en la unidad monetaria 

c) Título de la cuenta que lleva el abono, junto con el monto en la unidad monetaria 

d) Explicación breve de la transacción

Los signos de $ se omiten porque se entiende que los montos representan dinero. El asiento del diario presenta la totalidad de la historia de cada transacción. Para ayudar a reforzar el aprendizaje de los tipos de cuentas y de la manera en que aumentan o disminuyen, después de cada cuenta en el diario indicaremos qué tipo de cuenta es, y si aumenta o disminuye. Por ejemplo, si Activos se incrementa se mostrará como (A+), si Capital se incrementa se mostrará como (Q+), y así sucesivamente. La figura 2-5 indica cómo se ve la Página 1 del Diario, después de que el negocio registra la primera transacción.

Traspaso (copiado) de información del diario al mayor

El registro en el diario de una transacción registra los datos tan sólo en el libro diario, aunque no en el libro mayor. Los datos también se deben copiar al mayor. El proceso de copiado del diario al mayor se denomina traspaso. Traspasamos del diario al mayor.

Los cargos en el diario se traspasan como cargos en el mayor, y los abonos como abonos —no hay excepciones. La primera transacción de Smart Touch Learning se traspasa al mayor en la figura 2-6.

Ampliación de las reglas del cargo y del abono: Ingresos y gastos

Como hemos notado, los ingresos son incrementos al capital contable que resultan del suministro de bienes o servicios a los clientes. Los gastos son decrementos al capital que resultan del consumo de activos o del incremento de pasivos en el curso de las operaciones. Por lo tanto, debemos ampliar la ecuación contable. Hay varios elementos en el capital contable del propietario.

La figura 2-7 presenta los ingresos y los gastos bajo el capital contable del propietario, ya que afectan directamente el capital. 

Ahora podemos expresar las reglas del cargo y del abono en forma final, como se muestra en la figura 2-8. Observe que la ecuación contable ya incluye los ingresos y los gastos.

El saldo normal de una cuenta 

El saldo normal de una cuenta aparece en el lado —del debe o del haber— donde registramos un incremento. Por ejemplo, los activos suelen tener un saldo deudor y, por lo tanto, los activos son cuentas con un saldo deudor. Las cuentas de pasivos y de capital contable de ordinario tienen el saldo opuesto y, por lo tanto, son cuentas con un saldo acreedor. Gastos y Retiros son cuentas de capital que tienen saldos deudores, a diferencia de las demás cuentas de capital. Tienen saldos deudores porque disminuyen el capital. Los ingresos aumentan el capital, de modo que el saldo normal de un ingreso es de tipo acreedor (un abono).

Como vimos, el capital contable del propietario incluye: 

Capital social o de aportación: una cuenta de saldo acreedor 

Retiros: una cuenta de saldo deudor 

Una cuenta de saldo deudor ocasionalmente puede tener un saldo acreedor. Ello indica una cantidad negativa de la partida en cuestión. Por ejemplo, Efectivo tendrá un saldo acreedor si el negocio sobregira su cuenta bancaria. Asimismo, el pasivo Cuentas por pagar —una cuenta de saldo acreedor— tendrá un saldo deudor si la entidad sobrepaga su cuenta. En otros casos, un saldo extraño indica un error. Por ejemplo, un saldo acreedor en Suministros de oficina, Mobiliario o Edificios sería un error, porque los montos negativos en estos activos no tienen sentido.

La figura 2-9 resume el flujo de datos a través del sistema contable. En las siguientes páginas, registramos las primeras transacciones de Smart Touch Learning. Tenga presente que estamos llevando la contabilidad de la empresa de aprendizaje electrónico. No estamos contabilizando las transacciones personales de Sheena Bright según el concepto de entidad que estudiamos en el capítulo 1.

Documentos fuente: El origen de los pasos 

Los datos contables provienen de los documentos fuente, como se indica en el segundo segmento de la figura 2-9. En ésta, Smart Touch Learning recibió $30,000 y dio capital a Sheena Bright. El comprobante de depósito bancario es el documento que muestra la cantidad en efectivo recibido por la empresa. Con base en estos documentos, Bright sabe cómo debe registrar esta transacción en el diario.

Cuando la empresa compra suministros a crédito, el proveedor envía a Smart Touch Learning una factura, requiriendo el pago. La factura de compra es el documento fuente que indica al negocio que debe pagar al proveedor. La factura muestra lo que Smart Touch Learning compró y lo que costó; ello indica a la compañía cómo registrar la transacción.

Smart Touch quizá pague la cuenta por pagar con un cheque bancario, otro documento fuente. El cheque y la factura de compra dan a la empresa la información que necesita para registrar en forma exacta el pago en efectivo.

Cuando Smart Touch Learning proporciona servicios educativos a un cliente, el negocio envía por fax una factura de venta al cliente. La factura de ventas de Smart Touch es el documento fuente que indica a la empresa el monto de los ingresos que hay que registrar.

Existen muchos tipos diferentes de documentos fuente en los negocios. En las siguientes transacciones, ilustramos algunos de los tipos más comunes de documentos que Smart Touch Learning usa en su negocio.