Contabilidad por devengado versus contabilidad sobre bases de efectivo

Existen dos formas de hacer la contabilidad:


● La contabilidad por devengado registra el efecto de cada transacción conforme ocurre, es decir, los ingresos se registran cuando se ganan y los gastos se registran cuando se incurre en ellos. La mayoría de las empresas usan la contabilidad por bases acumuladas o por devengado, como se expone en este libro.

● La contabilidad sobre bases de efectivo registra tan sólo las recepciones de efectivo y los pagos en efectivo. Ignora las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y la depreciación. Tan sólo un número muy reducido de empresas usan la contabilidad sobre bases de efectivo.


Suponga que Smart Touch Learning compró $200 de suministros de oficina a crédito, el 15 de mayo de 2010, y pagó la cuenta en su totalidad, el 3 de junio de 2010. Sobre bases devengadas, la empresa registra esta transacción como sigue:

En contraste, la contabilidad sobre bases de efectivo ignora esta transacción del 15 de mayo porque la empresa no pagó con efectivo. En términos de bases de efectivo se registran tan sólo las recepciones de efectivo y los pagos en efectivo. En función de la base de efectivo,

● Las recepciones de efectivo se tratan como ingresos. 

● Los pagos en efectivo se tratan como gastos. 

En términos de las bases de efectivo, Smart Touch Learning registraría cada pago de efectivo como un gasto. Por lo tanto, para nuestro ejemplo de suministros de oficina, sobre bases de efectivo la compañía reconocería el gasto del 3 de junio de 2010, porque ésta es la fecha en que se pagó el efectivo. Esto es una contabilidad inadecuada porque la empresa adquirió suministros, los cuales son activos.

Observemos ahora las diferencias con las que la base de devengado y la base de efectivo contabilizan un ingreso. Suponga que Smart Touch Learning prestó un servicio y obtuvo un ingreso el 20 de mayo de 2010, pero que no cobrara el efectivo sino hasta el 5 de junio de 2010. En términos de las bases por devengado, la empresa registra un ingreso a crédito de $1,000, el 20 de mayo, de la siguiente manera:

Sobre bases de efectivo, la empresa no registraría ingresos sino hasta la recepción del efectivo, lo cual en este caso sería el 5 de junio. Como resultado de ello, la contabilidad sobre bases de efectivo nunca reporta cuentas por cobrar a los clientes. En este caso, la contabilidad sobre bases de efectivo realmente muestra el ingreso en un periodo contable erróneo (junio). Los ingresos deberían registrarse cuando se ganan (mayo), y ésta es la manera en que funciona la contabilidad por devengado.

La figura 3-1 ilustra la diferencia entre la base por devengado y la base de efectivo para un florista. Tenga en mente que la base de devengado es la forma correcta de llevar la contabilidad.